Belgeler birkaç şekilde imzalanabilir. Tasarımı, belgenin türüne bağlıdır ve yönetim belgeleri ve federal yasalar için eyalet standartlarına göre belirlenir.
"İmza" ve "liste" kelimeleri paronimlerdir, yani aynı kökten, ses bakımından benzer kelimelerdir. İmza, bir soyadının elle yazılmasıdır, bir belgeyi onaylamak için kişisel bir işarettir, parmak izi kadar bireyseldir. İmza olmadan, belge geçersiz sayılır. Resim ise duvarları, tabakları, kumaşları vb. süsleyen süs veya arsa resmidir. Örneğin, "Khokhloma'nın altında" resim yapmak. Mevzuatta "imza altında" ifadesi "işaret" fiili anlamında kullanılmaktadır. Bir faks (faks benzetme - böyle bir şey yap), birçok belgeyi imzalayan bir kişinin el yazısı imzasının yeniden üretildiği bir mühür, bir klişedir. Sertifikalar, mektuplar - maddi sorumluluk ima etmeyen çok sayıda kağıttan emin. Yöneticinin tüm kağıtlara kişisel imza atamadığı, iş akışı büyük olan şirketlerde faks talep görmektedir. Rusya Federasyonu Medeni Kanunu'na göre, faks belgelerinin yasal gücü vardır. Resmi belgelerde faks kullanılması önerilmez. Bazı katı raporlama belgelerine klişeler koymak yasalarca yasaklanmıştır. Kişi imzayı belgeye bizzat koyar. Bir faks, bu tür bir işlemi yapmaya yetkili herhangi bir kişi tarafından teslim edilebilir. Bir kuruluşta klişeleri saklama ve kullanma prosedürü genellikle yerel bir kanunda - yönetmeliklerde, talimatlarda belirtilir. Faksların yapıştırılabileceği kağıtların bir listesini belirtir ve görevleri klişenin güvenliğini ve kullanımını sağlamak olan bir kişi veya kişiler grubunu tanımlar. Ayrıca, bu emrin ihlali için sorumluluk öngörülmüştür. Elektronik teknolojisinin gelişmesiyle birlikte elektronik imza ortaya çıkmıştır. Böyle bir imza ile imzalanan dijital bir belge, kağıt üzerinde belge düzenlenmesinin gerekli olmadığı durumlarda tanınır. Elektronik imza kullanma konuları, "Elektronik Dijital İmzalar Hakkında" Federal Yasa ile düzenlenir.
