Telefon mesajı, telefonla gönderilen kısa ama önemli bir mesajdır. Bu nedenle, çoğu zaman toplantıların, oturumların, toplantıların düzenlenmesi hakkında bilgi verirler. Telefon mesajı ayrıca kafadan acil bir emir içerebilir. Telefon mesajları, aldığınız gelen ve ilettiğiniz giden mesajlardır. Her iki tip de benzer bir tasarıma sahiptir.
Talimatlar
Aşama 1
Bir kağıdın sol üst köşesine, kuruluşunuzun tam adını ve gerekirse yapısal birimin adını, örneğin "N şehrinin yönetimi" yazın. ve Eğitim Bakanlığı.
Adım 2
Sağ üst köşeye, telefon mesajının alıcısını yazın. Kişinin konumunu, soyadını ve adının baş harflerini belirtin: "Okul Müdürü No. 37 Ivanov II". Birden fazla muhatap varsa, soyadlarının belirtilmesine gerek yoktur: “N şehrinde okul müdürleri.”. Telefon mesajına gönderildiği kurumların tam listesini ekleyin.
Aşama 3
İki satır aşağıya "Telefonogram" kelimesini ve seri numarasını yerleştirin. Giden bir telefon mesajı için, lütfen aşağıda derlenme tarihini belirtin.
4. Adım
Ardından telefon mesajının asıl metni geliyor: “22 Şubat günü saat 17.00'de şehirdeki okulların faaliyetlerinin iyileştirilmesi konusunda eğitim dairesinde bir toplantı yapılacak. Okul müdürlerinin katılımı kesinlikle zorunludur. Bir telefon mesajının metnini hazırlarken, kulak tarafından anlaşılması ve telaffuz edilmesi zor olan kelimelerden ve ifadelerden kaçının. Mesajın bilgilendirici ve kısa olması gerektiğini unutmayın - en fazla 50 kelime.
Adım 5
Bir telefon mesajı iletirken, özellikle adresleri, soyadları, kişilerin adları ve soyadı, sokak adları, etkinliklerin tarihleri ve saatleri olmak üzere kelimeleri net bir şekilde telaffuz edin. Sonunda, metni tekrar okuduğunuzdan ve muhatabınızın her şeyi doğru yazdığından emin olun. Telefonla mesaj alırken dikkatlice dinleyin. Herhangi bir sorunuz varsa, bunları hemen açıklığa kavuşturun.
6. Adım
Ana metnin altında, telefon mesajını imzalayan başkanın konumu, soyadı ve baş harfleri bulunur: "Eğitim Dairesi Başkanı Petrov P. P." Giden belge ayrıca kişisel imzasını da içermelidir.
7. Adım
Sayfanın alt kısmına, telefon mesajı ile çalışan çalışanlar hakkında bilgi girin. Genellikle, mesajı gönderen kişinin konumu, soyadı ve adının baş harfleri, ofis telefon numarası ile iletimin tarih ve saati sola yazılır. Sağda, belgeyi kabul eden kişi hakkında bilgiler bulunur: pozisyon, soyadı ve adının baş harfleri, telefon numarası, kabul tarihi ve saati.
8. Adım
Giden bir telefon mesajı bir kopya halinde düzenlenir ve özel bir klasörde saklanır. Gelen bir mesajın iki kopya halinde olması daha iyidir: ilkini daha fazla çalışma için yöneticiye verirsiniz, ikincisini saklama için bir klasöre koyarsınız.
