Herhangi bir kamu veya meslek derneği, tüzüğünde belirtilen sıklıkta, tüm ilgili tarafları raporlama ve seçim toplantıları yapmak üzere toplaması gereken bir yönetim organına sahiptir. Bu tür toplantılara giriş, belirli bir toplumun tüm üyelerine veya katılımcı gruplarından delegelere açıktır, böylece etkinliklerine katılma haklarını kullanırlar.
Talimatlar
Aşama 1
Toplantı gündemini düşünün. Rapor ve seçimler önemli konulardan biri olduğu için bu durumda katılımın maksimum olması bekleniyor. Bu nedenle, bu konulara ek olarak, derneğinizin üyeleriyle görüşeceğiniz diğer acil konuları gündeme alabilirsiniz. Raporlama ve seçim toplantısının yapılacağı zaman ve yere karar verin. Düzenlenmesi planlanan oda, herkese açık ve herkesi barındıracak kadar geniş olmalıdır.
Adım 2
Tüm ilgili tarafları raporlama ve seçim toplantısı hakkında bilgilendirin. Bunu yapmak için, toplantının gündemini, tarihini ve yerini belirten davetiyeler göndermeniz gerekir. Dernek üyelerinin en fazla görebileceği yerlere bu bilgileri içeren duyurular asın. Gerekirse böyle bir reklamı medyaya ve televizyona yerleştirin.
Aşama 3
Katılımcı kaydının toplantı başlamadan yarım saat önce başlamasını sağlayın. Yeterli sayıda kayıt memuru atayın, böylece etkinliğin başlangıcında tüm gelenler kişisel verilerini girme fırsatına sahip olur. Genellikle bu, soyadı, adı ve soyadı, kuruluş veya yapısal birimi, kayıt veya ikamet yerinin adresi, iletişim bilgileridir.
4. Adım
Toplantının başkanını ve sekreterini seçin. Seçtiğiniz organın başkanının meclis başkanı olarak seçilemeyeceğini lütfen unutmayın. Gerekirse, kanuni belgelerle öngörüldüğü takdirde, dernek üye gruplarından seçilmişlerse, milletvekillerinin yetkilerini kontrol eden bir güven komisyonu seçin.
Adım 5
Sekreter tutanak tutmak zorundadır. Tutanağa, toplantıda hazır bulunan derneğin delege veya üye sayısını, kimin başkan, sekreter seçildiğini ve hangi oylamanın sonuçlarını yansıtın.
6. Adım
Seçilen organın başkanı yapılan çalışmalar hakkında bir rapor hazırlar. Protokolde, toplam oyu bir değerlendirme ile yansıtın - tatmin edici olarak kabul edilip edilmediği. Toplantı, seçilen organın yeni bir oluşumu için teklifleri dinlemeli, her adayı ayrı ayrı tartışmalı ve oy vermelidir. Oylama sonuçlarını tutanağa kaydedin.
7. Adım
Gündemde yer alan tüm konular tartışıldıktan sonra, toplantı başkanı gündemi kapatır ve toplantı tutanağını sekreter ile birlikte imzalar.
