Basın toplantıları, herhangi bir şirketin PR faaliyetlerinin önemli bir bileşenidir. Onlar sayesinde, medya ve ilgili halk, belirli bir kuruluşun resmi temsilcilerinden kelimenin tam anlamıyla güncel bilgileri alabilir ve şirketlerin yönetimi, kendileri için en önemli konularda tutumlarını ifade edebilir. Ancak basın toplantısının gerçekten iyi sonuçlar vermesi için uygun şekilde organize edilmesi gerekiyor.
Talimatlar
Aşama 1
Bir basın toplantısı düzenlemek ve düzenlemekle görevlendirildiyseniz, her şeyden önce, hangi hedefe ulaşmak istediğinizi belirleyin: şirketinizin herhangi bir başarısından bahsedin, kamuoyunun dikkatini bir soruna çekin, belirli bir kamu görevlisini kazanan bir ışık altında sunun, vb.. P. Ardından basın toplantısı için bir yer ve zaman seçin. Bu aktivitelerin en iyi çalışma haftasının ortasında (Salı-Çarşamba-Perşembe) sabah veya öğleden sonra, ancak en geç 16:00'da yapılması gerektiğini unutmayın.
Adım 2
Şirketinizin organizasyonel yeteneklerine ve planlanan davetli sayısına göre bir basın toplantısı düzenlemek için bir yer seçin. Basın mensupları için yeterli oturma alanı gerektiğini lütfen unutmayın. Odada mikrofonlar, projeksiyon ekranları (gerekirse) ve TV kameralarını kurmak için boş alan olduğundan önceden emin olun.
Aşama 3
Etkinliğinizde temsilcilerini görmek istediğiniz medya ve kuruluşların bir listesini yapın. Planlanmış etkinliğinizden en az iki hafta önce basın bültenleri ve davetiyeler hazırlayın ve gönderin. Davetiyeler gönderildikten sonra muhatapların bizzat aranması ve basın toplantısına katılıp katılmama kararlarının öğrenilmesi tavsiye edilir. Böylece, sadece gelecek misafir sayısını belirtmekle kalmayacak, aynı zamanda etkinliğinizi unuttuysanız veya basın bülteninizi almadıysa, etkinliğinizi de hatırlatmış olacaksınız.
4. Adım
Gelecekteki tüm basın toplantısı katılımcıları için gerekli sunum materyallerini hazırlayın. Katılımcı kitinde genellikle basın bülteninin bir kopyası, tam adları ve pozisyonları ile basın toplantısında konuşacak yetkililerin bir listesi, bir gündem (konuşma sırası ve konuları), reklam ve tanıtım materyalleri bulunur. Her katılımcıya ait tüm sunum materyalleri, kurumun logosunun bulunduğu kurumsal bir klasörde tek bir set olarak tasarlanırsa çok daha iyi görünür.
Adım 5
Katılımcılara akreditasyon vermeyi planlıyorsanız, bu konuda onları önceden bilgilendirin ve bunun için hangi verilere ihtiyacınız olduğunu (isim, pozisyon, pasaport bilgileri vb.) söyleyin. Tüm katılımcılar için önceden yaka kartları ve masalara konulacak konuşmacıların isimlerini ve unvanlarını gösteren kartlar hazırlayın. Basın toplantısı yeterince uzun bir süre için planlanmışsa, katılımcıları için koşulların rahat olduğundan emin olun: içecekler ve atıştırmalıklar içeren bir büfe, sigara içme odaları ve tuvaletler, dinlenme molaları için zaman planlayın.
6. Adım
Basın toplantısından sonra mutlaka katılan medyanın yazı işleri müdürlükleri ile iletişime geçin ve bunun sonucunda yapılan materyalleri sorun. Daha önce kararlaştırılmamışsa yayınların kopyalarını isteyin.
