Kuruluşunuz bilimsel bir konferans düzenlemekten sorumluysa veya atanmışsa, bu sadece onurlu bir görev değil, aynı zamanda tüm küçük şeylerin dikkate alınması gereken büyük bir organizasyon çalışmasıdır.
Talimatlar
Aşama 1
Kompozisyonu sıraya göre belirlenecek olan konferansın bir organizasyon komitesi oluşturun. Komite üyelerini yönetmek ve koordine etmek için bir başkan belirleyin. Konferansın zamanlamasını ve kurulan komitenin şartlarını belirleyin. Sıralamada, üyesi olan çalışanlar için nasıl ödeme yapacağınızı belirtin. Konferansın duyurusunu gönderin ve ekte raporların gerekliliklerini, özetlerin hacmini ve son teslim tarihini belirtin.
Adım 2
Finansman kaynaklarına karar verin, bu, konferans katılımcılarının kendilerinin sponsorluk ve fonlarını çekerek bütçeden fon hedeflenebilir.
Aşama 3
Tüm potansiyel konferans katılımcılarına ve konferansın planlanan programına davetiye gönderin. Bilimsel gelişmelerini ve araştırma sonuçlarını meslektaşlarınızla paylaşmak isteyen katılımcı ve konuşmacı sayısına karar verin. Katılımcılara bir otel odası rezervasyonu yaptırmaları ve rezervasyon yaptırmaları gerekip gerekmediğini sorun.
4. Adım
Raporların özetlerini ayrı bir broşürde yayınlamak için matbaa ile anlaşın ve gerekirse etkinlik programını katılımcılara dağıtmak için isimlerini, baş harflerini ve kuruluşun adını içeren rozetleri sipariş edin.
Adım 5
Katılımcı sayısına göre ne kadar odaya ihtiyacınız olduğunu belirleyin ve bu tür etkinlikler için donanımlı özel bir oda kiralayın. Ek olarak hangi ekipmanın donatılması gerektiğini düşünün, gerekli sayıda bilgisayar çıkışı, projeksiyon ekranı vb. olup olmadığını kontrol edin. Toplantı katılımcılarının molalarda bir fincan kahve ve atıştırmalık alabilecekleri büfenin işleyişini düşünün..
6. Adım
Konferans programını düşünün, gerekirse bölümlere ayırın. Bu tür bölümlerin nerede düzenlenebileceğini düşünün. Programdaki konferans misafirlerinin, organizatörlerinin ve katılımcılarının konuşmalarını dikkate alın. Konferans katılımcıları için kırtasiye siparişi verin - rozetler, not defterleri ve kalemler standarttır.
7. Adım
Konferans katılımcılarına rozetlerle birlikte dağıtılacak belge, promosyon malzemeleri ve kırtasiye paketlerini oluşturun.
