Günümüzde, mektuplar zaten nadir ve geçmişte kaldı. Ancak, bu ticari yazışmalar için geçerli değildir. Resmi bir mektup, temasların kurulduğu ve iş ilişkilerinin tüm ana aşamalarının kaydedildiği bir belgedir. Bir iş mesajını doğru yazabilme yeteneği, rakibin ve tüm firmanın niteliklerini yansıtır.
Bu gerekli
- - kağıt parçası
- - yazıcılı kalem veya bilgisayar
Talimatlar
Aşama 1
İş mektubunuz için resmi antetli kağıt kullanın. Belgenin elektronik ortamda mı yoksa elle mi yazıldığına bakılmaksızın, gönderen şirketin logosunu içermesi gerekir. Ayrıca antetli kağıtta telefon numaraları, faks numaraları, internet sitesi ve e-posta adresleri ile şirketin posta adresi bulunmalıdır. Arşiv klasöründe dosyalama imkanı sağlamak için gerekli olan kenarlarda kenar boşlukları bırakmayı unutmayın: Solda 3 cm ve sağda 1.5 cm.
Adım 2
Mektubunuzu yazarken resmi bir stile bağlı kalın. İş belgesi açık olmalıdır. Konuyu e-postanıza eklediğinizden emin olun. İş yazışmalarında ifade kullanmayın. Yazışmanın devamı halinde cevabın yazıldığı alıntı şeklinde bir mektup bırakılmalıdır. Metnin tamamını bütünüyle alıntılamak gerekli değildir, kendinizi yalnızca cevapların oluşturulduğu parçalarla sınırlayabilirsiniz. Bu durumda, rakibin cevabınız ile mektubu arasındaki bağlantıyı kavraması daha kolay olacaktır.
Aşama 3
Kibar bir adresle bir iş mektubu başlatın, örneğin: "Sevgili Ivan Petrovich!" İtiraz, sayfada ortalanmalıdır. İsim tam olarak yazılmıştır, bu durumda baş harflerin kullanılması kabul edilemez. Bunu, mektubun amacının özetlenmesi gereken bir giriş bölümü izler. Belgenin ana gövdesi, ana konuların nasıl ele alınacağını ayrıntılandıran bir sonraki bölümdür. Sonuç, bir özetlemenin yanı sıra, gönderenin muhataptan beklentilerinin bir ifadesi veya mektupta ele alınan sorunu çözmek için özel bir teklif ile muhataba yapılan bir itirazdır.
4. Adım
Son kısımda mümkün olduğunca doğru olun. Asla muhatabınız adına karar vermeyin. Sorunun size göre en iyi şekilde çözüleceği ümidini daha iyi ifade edin. “Hemen” ve “acil” gibi sözcükleri kullanarak muhatabı aceleye getirmek etik değildir. Daha doğru bir form kullanın: "Lütfen şu veya bu süre içinde cevap verin." Bir iş mektubunda, imza resmi bir biçimde olmalıdır. Örneğin: "Saygılarımızla, Ivan Sergeevich Vasiliev." Ayrıca imzanıza unvanınızı, iletişim bilgilerinizi ve şirket adınızı da ekleyin.
