Modern toplumda, zamanın her dakikasına değer verildiğinde, telefon konuşmaları insanlar arasında en yaygın iletişim şekli haline geldi. Arkadaşlar ve tanıdıklar, akrabalar ve arkadaşlar telefon iletişimi yardımıyla iletişim kuruyor, iş görüşmeleri yapılıyor. Telefonda nasıl doğru konuşulur?
Telefonda konuşurken uyulması gereken temel kurallar tüm çalışanlar için aynı olmalıdır:
- Gelen tüm aramaları yanıtlayın.
- Müşteriyi saatlerce tesisi aramaya zorlamadan, aramadan hemen sonra telefonu açın.
- Bir aramayı cevaplarken selamınızı söylemeyi, kuruluşun adını ve kendinizi tanıtmayı unutmayın.
- Arayan kişi kendini tanıtmazsa, kibarca adı ve soyadını şu ifadeyle öğrenin: "Sizinle nasıl iletişim kurabilirim?"
- Telefonda doğru konuşmanız, konuşmada ifadelere izin vermemeye çalışmanız gerekir: "Neye ihtiyacınız var", "Kimse yok", "Hiçbir şey bilmiyorum." Bu, kurumun prestijini zedelemekte ve çalışanlara karşı belirsiz bir tutuma neden olarak mesleki yeterliliklerinden şüphe duymalarına neden olmaktadır.
- Arayanın sizi iyi anladığından emin olarak telaffuzunuzu, tonlamanızı ve konuşma hızınızı takip edin.
- Bir telefon görüşmesi sırasında ikinci telefon hattı açılırsa, ilk aboneden özür dilemeniz, ahizeyi kaldırmanız ve ikinci aboneye meşgul olduğunuzu bildirmeniz gerekir. Bekleyip beklemeyeceğini veya onu daha sonra tekrar arayacağını sorduğunuzdan emin olun. Ancak bundan sonra ilk aboneyle konuşmaya devam edin.
- Arayan kişi şu anda bulunmayan bir çalışan isterse, özür dilediğinizden ve işyerinde olacağı saati belirttiğinizden emin olun.
- Aboneyi dikkatlice dinleyin, sözünü kesmemeye veya onunla tartışmamaya çalışın. Muhataptan gerekli bilgileri almanın en iyi yolu budur.
- Görüşmenin sonunda, aradığınız için teşekkür ederiz.
Arkadaşlarınız ve ailenizle telefon görüşmeleri yaparken incelikler vardır. İyi form kurallarını unutmayınız. Konuşmadan önce, psikologlar bir veya iki giriş cümlesi yapmanızı ve ancak o zaman konuşmaya devam etmenizi önerir. Bir arkadaşınıza telefonda konuşmak için boş zamanı olup olmadığını sorun. Görgü kurallarına göre, görüşme arayan kişi tarafından durdurulmalıdır.
Bu basit yönergelere bağlı kalırsanız, telefon görüşmeleri birçok insanla iletişim kurmanız için harika bir yol olacaktır.
