Bazı mektuplar o kadar belirsiz bitiyor ki muhatap şaşkına dönüyor: özü anlamak için metni tekrar okuması gerekiyor. Zaman yetersizliğinden dolayı, alıcı mektubu atabilir veya dikkatini dağıtacak bir şey yapabilir ve belirtilen duruma artık girmeyebilir. Açık, özlü ve yetkin bir son, okuyucuya saygıyı vurgular ve bir talebe veya talebe hızlı bir şekilde yanıt verilmesine yardımcı olur.
Talimatlar
Aşama 1
Söylemek istediğinizi üç maddede belirtin. Düşünceler açıkça sunulmuş gibi görünebilir, ancak bilginin algılanması okuyucunun durumuna bağlıdır. Bu nedenle metni tekrar okuyun ve üç ana düşünceyi ayrı ayrı yazın. Bunlar gerçekler, tarihler, isimler vb. Burada duygulara gerek yok, birkaç kelimeyle kısaca yazın, çünkü sadece özetlemeniz, ana noktaları hatırlamanız gerekiyor.
Adım 2
E-postanın alıcısı için üç eylem yazın. İnsanların tepkileri tahmin edilemez olabilir. Size sunulan bilgilere kesin olarak tepki vermek mümkün gibi görünüyor, ancak bir kişi bunu bireysel alışkanlıklara ve niyetlere bağlı olarak yapıyor. Okuyucudan ne beklediğinizi açıkça belirtmezseniz, anlamaz veya anlamadığını söylemez.
Aşama 3
Listeyi önceki adımlardan azalan önem sırasına göre düzenleyin. Mektubun sonu bazen mahkeme oturumundaki son söze benzer: mektubun alıcısının izlenimi, sonuçları ve sonuçları buna bağlıdır. Mesajın anlamından ödün vermeden atlanabilecek öğeleri listeden çıkarın. Kalan kısa listeyi, okuyucunun hiçbir şeyi kaçırmaması için mektubun sonuna yerleştirin.
4. Adım
Zaman çerçevesini belirtin. Mektuba bir tepki bekliyorsanız, beklentilerinizi netleştirin. Bazı insanların son ana kadar erteleme eğilimi vardır, bu nedenle belirli bir zaman belirtmek gereksiz olmayabilir.
Adım 5
İletişim bilgilerinizi bırakın. Muhabiriniz telefonunuzu hızlı bir şekilde bulabilmelidir. Bu gibi durumları önceden tahmin edin ve her ihtimale karşı, alıcıda olduğundan emin olsanız bile gerekli bilgileri mektuba ekleyin.
6. Adım
Kibar ol, güzel bir şey söyle, zaman ayırdığın için teşekkürler. Mektubun hoşuna giderse veya hoş olmayan deneyimlerden alıkoyuyorsa, muhatap daha istekli tepki verecek ve daha hızlı iletişime geçecektir.
7. Adım
Mesajı adınızla imzaladığınızdan emin olun: bu gerçek iletişim hissini yaratır. Kişinin cevaba odaklanması ve onu sorumlu bir şekilde alması önemlidir. Örnek olarak liderlik edin ve insanlar size aynı şekilde davranacaktır.
